การจะค้นหาข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่เกี่ยวกับ PDPA (Personal Data Protection Act) ของแต่ละฝ่ายในบริษัทอาจเป็นเรื่องซับซ้อนและต้องใช้เวลาในข้อมูล ยิ่งเมื่อเกิดเหตุการณ์ละเมิดข้อมูลหรือข้อมูลรั่วไหล เราอาจไม่สามารถระบุแหล่งที่เก็บเอกสาร หรือไม่สามารถแก้ไขและรายงานสถานการณ์ได้ทันเวลา ดังนั้นการมีแพลตฟอร์มสำหรับการเรียกดูข้อมูลได้จากจุดเดียวจะอำนวยความสะดวกให้กับผู้ที่ต้องประมวลผลข้อมูลชุดนี้เป็นอย่างมาก แต่แพลตฟอร์มอย่างเดียวอาจจะยังไม่ตอบโจทย์เรื่องการตรวจเช็คภาพรวมของการปฏิบัติตาม PDPA ขององค์กรได้ ซึ่งหลายคนๆได้นำแผนภาพหรือ Diagram ที่ใช้แสดงลำดับขั้นตอนการทำงานมาเป็นตัวช่วยในจัดระบบข้อมูลที่ซับซ้อนให้เข้าที่เข้าทางมากขึ้น จึงเป็นเหตุผลให้ Netka System นำเอาแผนภาพนี้มาประยุกต์ใช้เมื่อต้องทำ RoPA หรือปฏิบัติตาม PDPA เรียกว่า Data Privacy Diagram ทั้งนี้ก็เพื่อให้การปฏิบัติตาม PDPA เป็นเรื่องง่ายที่จะเข้าถึงและเข้าใจ อีกทั้งยังแสดงให้เห็นถึงความโปร่งใสในการทำงานเนื่องจากทุกคนสามารถอ่านและเข้าใจ Data Privacy Diagram นี้ได้ทันที
Data Privacy Diagram ช่วยให้ปฏิบัติตาม PDPA ง่ายขึ้นได้อย่างไร?
การใช้ Data Privacy Diagram เป็นเครื่องมือจะช่วยให้องค์กรมองเห็นภาพรวมการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในรูปแบบแผนผังโครงสร้างองค์กร สามารถตรวจสอบได้ว่าหน่วยงานใดมีการรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลรวมถึงข้อมูลอ่อนไหว (Sensitive Data) บ้าง แน่นอนว่า Data Privacy Diagram จะช่วยให้ Data Controller, Data Processor และ DPO เข้าใจการจัดการข้อมูลได้อย่างชัดเจนและตรวจสอบได้ง่ายยิ่งขึ้น เพราะข้อมูลที่แสดงเป็นแผนภาพทั้งหมดนั้นสามารถแสดงได้ว่าอยู่บนฐานกฎหมายใด อีกทั้งยังมีการแสดงผลอย่างเป็นระบบ แยกข้อมูลเป็นตามแต่ละฝ่ายงาน ทำให้ข้อมูลไม่ปะปนกัน เช่น ข้อมูลส่วนบุคคลที่ทาง HR เก็บไว้จะไม่ได้แสดงรวมกับทางฝ่ายจัดซื้อ เป็นต้น นี่เปรียบเสมือนการทำ Mind Mapping ของข้อมูลส่วนบุคคลเก็บเอาไว้ในระบบ โดยผู้เกี่ยวข้องสามารถเรียกดูได้ทันทีที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็นที่ไหน เวลาใด ไม่ว่าจะมีข้อมูลรั่วไหลหรือการละเมิดเกิดขึ้น เราจะสามารถจัดการปัญหาได้อย่างตรงจุด
ตัวอย่างการใช้ Data Privacy Diagram สำหรับ PDPA
เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้นจะขอยกตัวอย่างจากฝ่ายการตลาดของบริษัท A เมื่อต้องทำการตลาดประเภทออฟไลน์ที่ต้องเก็บข้อมูลส่วนบุคคลไปใช้ต่อ โดยกิจกรรมของการตลาดประเภทนี้อาจมีทั้งการไปออกบูธเพื่อหาผู้ที่สนใจในผลิตภัณฑ์ การทำ Product Sampling เพื่อรับความคิดเห็นจากลูกค้า หรือแม้แต่การตลาดแบบขายตรง แน่นอนว่ากิจกรรมเหล่านี้ย่อมมีการขอข้อมูลอย่าง ชื่อ นามสกุล เบอร์โทรศัพท์ หรือชื่อสถานที่ทำงานเพื่อการติดต่อกลับ ซึ่งข้อมูลที่ได้อาจไม่สามารถกำหนดจำนวนที่แน่นอนได้ว่าจะมีคนสนใจผลิตภัณฑ์ของเรากี่คน หากไปออกบูธเป็นเวลาหลายวันอาจทำให้ต้องเก็บข้อมูลลูกค้าไว้หลายร้อยคนก็เป็นได้ เพื่อให้เป็นไปตามกฎหมาย PDPA เมื่อบริษัท A ต้องทำการตลาดแบบออฟไลน์ตลอดทั้งปี ยิ่งต้องมีรายละเอียดแต่ละกิจกรรมอย่างและประกาศความเป็นส่วนตัวเฉพาะงานนั้นๆ รวมถึงมีข้อมูลลูกค้าที่เพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน ซึ่งหากใช้ Privacy Diagram ในการจัดการข้อมูลทั้งหมด จะได้ผลลัพธ์อย่างภาพด้านล่าง
จะเห็นได้ว่าเมื่อใช้ Data Privacy Diagram มาช่วยแล้วข้อมูลจะถูกเก็บอย่างเป็นระบบ โดยจากหน้านี้หน้าเดียวเราสามารถรู้ทุกกิจกรรมที่เกิดขึ้น สามารถเห็นถึงความเสี่ยง รวมถึงประเภทข้อมูลที่เก็บเอาไว้ ไม่เพียงเท่านี้ยังสามารถดูภาพรวมของกิจกรรมในองค์กรได้ ง่ายต่อ DPO ในการตรวจสอบ ครอบคลุมทุกการปฏิบัติตาม PDPA และเมื่อต้องการดูรายละเอียดแบบสรุป Diagram ที่ออกแบบมาเพื่อรองรับกฎหมาย PDPA ที่ Netka System คิดขึ้นนี้ก็มีสรุปมาให้ด้วย ยิ่งไปกว่านั้นหากเกิดเหตุการณ์การละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลหรือเกิดข้อมูลรั่วไหลแผนภาพนี้จะเป็นตัวช่วยบอกให้คุณได้ทราบว่าข้อมูลถูกเก็บไว้จุดใด เพื่อการแก้ปัญหาที่ทันเวลาและตรงจุด ลดความเสี่ยงที่จะละเมิดกฎหมายได้มากกว่าการเก็บข้อมูลด้วยกระดาษหรือเก็บอย่างกระจัดกระจายด้วย
Data Privacy Diagram คำตอบสำหรับทุกธุรกิจที่ใช้ PDPA
ถ้าคุณยังเผชิญปัญหาการไม่รู้แหล่งที่มาของข้อมูลส่วนบุคคล หรือรู้สึกว่าการจัดการกับข้อมูลเหล่านี้ยังเป็นเรื่องที่ยาก ให้ Netka System เป็นตัวช่วยจัดการทุกข้อจำกัด โดยสามารถทดลองใช้ฟีเจอร์ Data Privacy Diagram ใน Netka Data Privacy and Protection แพลตฟอร์มหนึ่งเดียวของประเทศไทยที่สามารถทำ Data Privacy Diagram ได้ ช่วยให้การบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลเห็นภาพได้และเข้าใจง่ายในที่เดียว ติดต่อเราได้เลยวันนี้เพื่อทดลอง Demo ฟรี 7 วัน ผ่านระบบคลาวด์ ไม่ต้องใช้เทคนิคอลติดตั้ง หรือต้องการอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Data Privacy Diagram สามารถคลิกที่นี่ได้เลย
