แม้พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือ PDPA จะมีผลบังคับใช้แล้ว แต่การปฏิบัติตามอย่างถูกต้องยังคงเป็นสิ่งที่ท้าทายสำหรับองค์กรหลายแห่ง บ้างก็ยังไม่ตระหนักถึงความสำคัญของกฎหมาย บ้างก็ขาดความพร้อมในการปรับเปลี่ยนระบบและกระบวนการ อุปสรรคเหล่านี้ส่งผลต่อความสำเร็จในการนำกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลมาใช้ในองค์กร ทำให้องค์กรที่ไม่สามารถปฏิบัติตามกฎหมาย PDPA ได้อย่างถูกต้องและอาจต้องเผชิญกับผลกระทบต่างๆ ตามมาได้
Data Privacy Law ไม่ใช่แค่เรื่องกฎหมาย แต่เป็นเรื่องอนาคตขององค์กร
การนำ PDPA มาใช้นั้นองค์กรจำเป็นต้องเข้าใจตัวบทกฎหมายเป็นอย่างดี ต้องเข้าใจขอบเขตความรับผิดชอบ และต้องสร้างความร่วมมือให้เกิดขึ้นในทุกส่วนขององค์กร แต่ด้วยความซับซ้อนของกฎหมายนี้หลายองค์กรจึงยังเจออุปสรรคในการนำกฎหมายมาใช้ ซึ่งการมีผู้นำที่กล้าตัดสินใจและพร้อมผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงจะช่วยขับเคลื่อนให้องค์กรก้าวสู่ความสำเร็จได้มากขึ้น โดยบุคคลสำคัญในบทบาทนี้คือ DPO (Data Protection Officer) ที่ไม่ได้ทำหน้าที่เพียงลำพัง แต่ยังต้องอาศัยความร่วมมือ การมีแผนงานที่รอบคอบ กลยุทธ์ที่ชาญฉลาด และวิธีการที่เหมาะสม
ซึ่งการจะนำกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลมาใช้ในองค์กรให้สำเร็จได้นั้น จำเป็นต้องมีกลยุทธ์ที่ชัดเจนและควรครอบคลุมถึง:
- การเข้าใจเนื้อหากฎหมายเป็นสิ่งสำคัญที่มีผลต่อองค์กร โดยการให้ความรู้แก่ผู้บริหารและพนักงานที่ข้องเกี่ยวกับพ.ร.บ.นี้ จะช่วยเสริมความเข้าใจในเรื่องหน้าที่ต่าง ๆ เช่น วิธีจัดการข้อมูล ความเสี่ยงหากไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย และบทลงโทษในกรณีที่เกิดการละเมิด อีกทั้งยังรวมถึงการพัฒนากลยุทธ์ในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลและแผนการดำเนินการให้ชัดเจน
- การนำกลยุทธ์ที่ทำความเข้าใจแล้วมาใช้ในหลายๆด้าน เช่น การจัดการความเป็นส่วนตัว, การจัดการความยินยอมและความต้องการของผู้ใช้, การจัดการคำร้องขอสิทธิของเจ้าของข้อมูล, การจัดการมาตรการความปลอดภัย, การประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูล (DPIA), และการจัดการเหตุการณ์เหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล โดยการนำกลยุทธ์เหล่านี้มาปฏิบัติจริงจะสามารถปรับปรุงผลการทำงานให้ดียิ่งขึ้น
- ทบทวนและทำซ้ำเพื่อไปสู่ความสำเร็จ การประสบความสำเร็จในการดำเนินการตามกฎหมาย PDPA ไม่ได้เกิดขึ้นจากการทำครั้งเดียวแล้วจบไป แต่จะต้องมีการทบทวนและปรับปรุงกระบวนการอยู่เสมอ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและครอบคลุมข้อกฎหมาย โดยมีหลักสำคัญ 3 ด้านที่ควรคำนึงถึง ดังนี้
- Ensure: ต้องมั่นใจว่าการรักษาและควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพในทุกๆวัน และสามารถรับรองได้ว่าปฏิบัติตามกฎหมายอย่างครบถ้วน
- Address: จำเป็นต้องแก้ไขปัญหาที่ยังไม่สอดคล้องกับกฎหมาย และลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง อย่างไรก็ตามหากไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ให้หาวิธีการที่ช่วยลดความเสี่ยงลงให้ได้มากที่สุด
- Increase: โดยการเพิ่มคุณภาพและประสิทธิภาพในการดำเนินการต่างๆด้วยการนำเทคโนโลยีมาช่วยโดยเฉพาะอย่างยิ่งเทคโนโลยี AI
Data Privacy Pyramid พีระมิดแห่งความสำเร็จในการปฏิบัติตาม PDPA
จากที่กล่าวมาข้างต้นสามารถสรุปเป็น Data Privacy Pyramid ซึ่งเป็นหัวใจหลักของ Data Privacy Roadmap ในการปฏิบัติตามกฎหมาย PDPA ซึ่งประกอบด้วย
- Organization หรือองค์กรของคุณเอง
- Entity (Department) หน่วยงานแต่ละหน่วยขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับการใช้ข้อมูลส่วนบุคคล เช่น HR ฝ่ายการตลาด หรือฝ่ายจัดซื้อ
- Service (Process) คือกระบวนการทางธุรกิจที่ประมวลผลใช้ข้อมูลส่วนบุคคล เช่น การเซ็นสัญญาจ้างงาน
- Activity คือกิจกรรมที่ทำภายใต้กระบวนการทางธุรกิจ (Service หรือ Process) โดยต้องสร้าง activity เพื่อเก็บข้อมูลใหม่ทุกครั้งเมื่อรายละเอียดแต่ละ activity ต่างกัน
- Asset คือการเลือกว่าเก็บข้อมูลเป็นแบบดิจิทัลหรือแบบกระดาษ เพื่อการง่ายต่อการค้นหาและตรวจสอบ
หากมีองค์ประกอบที่กล่าวมาข้างต้นครบถ้วนก็ถือว่าปฏิบัติตาม PDPA ได้ครบเกินครึ่งทางแล้ว แต่หากต้องการให้ครอบคลุมกฎหมาย PDPA แบบร้อยเปอร์เซ็นต์ควรเลือกใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ เพื่อช่วยบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลตาม Data Privacy Roadmap ดังกล่าว เพราะเครื่องมือที่มาพร้อมกับคุณสมบัติ Single Source of Truth หรือการเรียกดูข้อมูลทุกฝ่ายได้จากคอมพิวเตอร์ของคุณเองจะช่วยลดระยะเวลาในการค้นหา ไม่สร้างความสับสนให้กับผู้ใช้งาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเครื่องมือนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาใช้ร่วมด้วยจะยิ่งลดความผิดพลาดในการปฏิบัติตามพ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลมากขึ้น เพราะ สามารถมีระบบอัตโนมัติที่ช่วยแจ้งเตือนเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบนระบบ ไม่ว่าจะเป็นการเตือนข้อมูลที่หมดอายุหรือการลบข้อมูลที่ไม่มีความจำเป็นออกอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยปิดรอยรั่วที่เกิดจาก Human Error ได้เป็นอย่างดี
ทั้งหมดนี้สามารถทดลองใช้เครื่องมือได้ฟรีกับ Netka Data Privacy and Protection (NDPP) Demo version จาก Netka System สนใจนัดทดลอง Demo กับเราได้แล้ววันนี้
ติดต่อเราได้ที่ contact@netkasystem.com
